個人情報保護方針 Privacy

個人情報保護方針

北海道建物株式会社(以下、当社)は、損害保険代理業・生命保険の募集に関する業務・不動産業を行う上で、個人情報を保護することが重要と認識するとともに、当社の社会的責任、責務であると考えております。 当社は、以下の個人情報保護方針を制定し、役員を含む全従業員に周知徹底するとともに、確実に履行いた します。

  1. 個人情報の取得と利用

    当社は、個人情報の利用目的を明確にした上で、適法で公正な手段により取得します。また、個人情報の利用は、その利用目的から逸脱しない範囲とし、利用目的外に利用いたしません。

  2. 個人情報の管理と保護

    個人情報の管理は、厳重に行うこととし、お客様にご承諾いただいた場合を除き、第三者に対し個人情報を開 示・提供することは致しません。また、個人情報に関する漏洩、滅失又はき損などの防止のために適切な安全 管理措置を講じるとともに、是正に努めます。

  3. 法令及びその他規範の遵守

    当社は、当社が保有する個人情報に関して適用される法令、国が定める指針その他の規範を遵守いたします。

  4. 苦情及びご相談

    当社は、個人情報のお取扱いに関するお客様の苦情・ご相談には「お問い合わせ窓口」を設置し、誠実・迅速 に対応いたします。

  5. 個人情報マネジメントシステムの継続的改善

    当社は、本方針を含む個人情報保護に関する管理の体制と仕組みについて継続的に見直し、その改善を図ります。

2022年6月27日

北海道建物株式会社

代表取締役社長 大木 孝志

平成17年4月1日 制定

平成26年2月3日 改訂

個人情報保護方針の内容についてのお問い合わせ先

北海道建物株式会社 個人情報統括管理責任者 コンプライアンス統括室長

札幌市中央区南3条西6丁目3番地2 南3条グランドビル4F

011‐281‐0123

受付時間:月曜日~金曜日 9:00~17:00 ただし、年末年始(12月29日~1月3日)・土日祝祭日を除きます。

個人情報のお取り扱いについて

北海道建物株式会社(以下、当社)は、個人情報保護の重要性に鑑み、また損害保険代理業・生命保険の募集に関する業務・不動産業に対する社会の信頼をより向上させるため、個人情報の保護に関する法律(個人情報保護 法)その他の関連法令・ガイドラインを遵守して、個人情報を適正に取り扱うとともに、安全管理について適切 な措置を講じます。
当社は、個人情報の取扱いが適正に行われるよう、従業者への教育・指導を徹底し、適正な取扱いに取り組んでまいります。また、個人情報の取扱いに関する苦情・相談に迅速に対応し、当社の個人情報の取扱いお よび安全管理に係る適切な措置については、適宜見直し改善いたします。

  1. 個人情報の取得

    当社は、業務上必要な範囲で、かつ、適法で公正な手段により個人情報を取得します。

  2. 個人情報の利用目的

    保険業務不動産業務別に、下記11.12.に記載しております。

  3. 個人データの安全管理措置

    当社は、ご本人の個人データの正確性、最新性を確保するために適切な措置を講じます。また、法令に基づく安全管理措置を次のとおり実施します。

      1. 組織的安全管理措置

        個人データの安全管理について従業者の責任・権限を明確に定め、規程等を整備・運用し、その実施状況の点検・監査を行う等の体制整備を講じます。

      2. 人的安全管理措置

        従業者との個人データの守秘義務契約及び従業者に対する教育等を実施し、安全管理を徹底するよう従業者を監督する措置を講じます。

      3. 技術的安全管理措置

        個人データ及び取り扱う情報システムへのアクセス制御及び情報システムの監視等の技術的な措置を講じます。

      4. 物理的安全管理措置

        個人データを取り扱う区域の管理、OA機器及び電子媒体等の取り扱いに係る漏えい・紛失・盗難の防止など物理的な措置を講じます。

  4. 第三者(外国にある第三者を含む)への提供について

    当社は、「利用目的」を達成するために必要な業務委託をする場合を除いて、個人情報を第三者(外国にある第三者を含む)に提供することは一切ありません。但し、ご本人の同意を得た場合、その他以下の場合を除きます。
    また、保険業務、不動産業務別に下記11.12.に詳細を記載しております。

    1. 法令に基づく場合
    2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
    3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
    4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあ るとき
  5. 個人情報の委託

    ダイレクトメール、電子メール等による商品・情報・サービスの提供のために、当社と個人情報の取扱いに関する機密保持契約を締結した相手先に、お客様の個人情報の取扱いを委託する場合があります。

  6. 個人情報の提供の任意性

    お客様からご提供いただく個人情報の項目は、任意にご選択いただけますが、ご提供いただけない項目があった場合、情報・サービスの提供が一部限定される場合があります。

  7. 個人情報の共同利用

    当社で、お客様の個人情報を共同利用させていただく場合には、あらかじめ利用するデータの項目、利用者の範囲、利用目的、管理責任をもつ会社名・住所・その代表者名、取得方法を明示した上で行います。

  8. センシティブ情報の取扱い

    当社は、人種、信教、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要する要配慮個人情報並びに労働組合への加盟、門地、本籍地、保健医療及び性生活に関する個人情報(以下、「センシティブ情報」という)については、次に掲げる場合を除くほか、取得、利用又は第三者(外国にある第三者を含む。以下1、2、3においても同じ)提供を行いません。

    1. 保険業その他金融分野の事業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合
    2. 相続手続きを伴う保険金支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合
    3. 保険料収納事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体もしくは労働組合への所属若しくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合
    4. 法令に基づく場合
    5. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合
    6. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合
    7. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
  9. 個人情報の開示等をご希望の場合の手続きについて

    お客様から、ご本人に関する情報の利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去又は第三者(外国にある第三者を含む)提供の停止、第三者提供記録の開示(以下、開示等)のご請求がある場合は、ご請求者がご本人又はご本人の代理人であることを確認させていただいたうえで、以下の要領により遅滞なく開示等にお応えします。必要な調査を行った結果、ご本人に関する情報が不正確である場合は、その結果に基づいて正確なものに変更させていただきます。

    1. ご請求手続き

      下記の「当社お問い合わせ窓口」までお電話または直接お越しいただくか、ご郵送にてお申し出ください。

      1. ご請求される方

        ご本人またはご本人の代理人

      2. ご請求に必要な書類
        1. 1)当社所定の開示等請求書 (請求書のお取り寄せは、当社お問い合わせ窓口までご連絡ください。)
        2. 2)本人確認書類

          運転免許証、パスポート、マイナンバーカード、健康保険証、年金手帳、外国人登録証明証などの公的にご本人を証明する書類のうちいずれか一点の写し。

        3. 3)代理人確認書類(代理人による請求の場合)
          代理人自身の上記2)の本人確認書類、および以下のア、イいずれかの書類
          1. ア.法定代理人の場合

            未成年者の親権者の場合は、ご本人の戸籍謄(抄)本(発行日より3ヶ月以内の原本)
            成年被後見人の場合は、ご本人の成年後見登記事項証明書(発行日より3ヶ月以内の原本)

          2. イ.委任による代理人の場合
            委任状およびご本人の印鑑証明書(発行日より3ヶ月以内の原本)
      3. 手数料

        ご本人に関する情報の開示等のうち、「利用目的の通知」および「開示」のご請求につきまして、郵送による回答をご希望の場合は、以下の郵送料金相当の切手代をご負担いただきます。

        1. 1)特定記録郵便をご希望の場合、普通郵便の切手代のほか特定記録郵便料金の切手代
        2. 2)配達証明郵便をご希望の場合、普通郵便の切手代のほか一般書留郵便料金、配達証明料の切手代
    2. 開示等ご請求への回答
      1. 回答方法

        回答方法は、お客様の指定した方法で速やかに回答いたします。

      2. ご請求にお応えできない場合

        以下に該当する場合、お客様のご請求にお応えできない場合がありますので、あらかじめご了承ください。なお、その場合は、その旨の理由を付してご通知申し上げます。

        1. 1)ご本人が確認できない場合
        2. 2)代理人によるご請求に際して、代理権が確認できない場合
        3. 3)所定の開示等請求書に不備があった場合
        4. 4)手数料(郵送による回答の場合)のお支払がない場合
        5. 5)開示等のご請求の対象が「保有個人データ」に該当しない場合
        6. 6)ご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
        7. 7)当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
        8. 8)他の法令に違反することとなる場合
    3. 開示等のご請求に関して取得した個人情報の利用目的

      開示等のご請求に関して当社が取得した個人情報は、その手続きに必要な範囲で利用いたします。

  10. 苦情、相談、開示請求窓口

    当社では、開示などのご依頼、その他関連する事項に対する苦情やご相談に対する窓口を以下の様に設置しております。ご希望の方はお申し出下さい。
    また、保険事故に関するご照会については、お取扱いした担当窓口のほか、保険証券に記載の事故相談窓口にお問い合わせください。

  11. 保険業務

    (1)個人情報の利用目的

    当社は、各保険会社より、保険業務の委託をうけて、当該業務を遂行する際に取得した個人情報を、損害保険、生命保険およびこれらに付帯・関連するサービスの提供等の保険会社の業務、および雇用管理を含めた 当社のすべての業務遂行に必要な範囲内で以下の目的に利用します。

    1. 損害保険代理業務・生命保険の募集に関する業務・各種保険契約の引受・継続・維持管理、保険金・給付金等の支払いおよびこれらに付帯関連するサービスの案内・提供・維持管理など、ご契約いただいている保 険会社からの委託業務の遂行。
    2. 当社が代理店委託契約を結んでいる保険会社の取扱う新商品、サービス等のご提案、ダイレクトメール送付などの情報提供、その他保険業に関連・付随する業務。なお、当社は複数の保険会社(下記(2)参照)と取引 がある代理店ですので、取得した個人情報を、取引のある他の保険会社の商品・サービスをご提案するた めに利用させていただくことがあります。
    3. 当社が独自で行う保険関連情報の提供
    4. 不動産関係当社販売商品、各種サービスのご案内
    5. 雇用管理、人事管理のために必要な手続

    当社は、上記の利用目的以外に個人情報を利用することはありません。利用目的の達成に必要な範囲を超えて取り扱う場合には、その内容をご本人に対し書面等により通知し同意のうえ取り扱いいたします。 当社に対し保険募集業務の委託を行う保険会社の利用目的は、それぞれの会社のホームページ(下記参照) に記載してあります。


    (2)当社に対し保険募集業務の委託を行う保険会社等

    損害保険会社一覧

    生命保険会社一覧

    (3)第三者(外国にある第三者を含む)への提供について

    お客様から書面や口頭でいただきました個人情報を、上記利用目的の為に、その提携先である保険会社の代理店と共同して対応する際には、お客様情報を当該代理店に対して提供させていただきます。
    外国にある第三者へ提供する場合は、あらかじめ、法令等の定めによって、当該外国及び提供先の個人情報保護に関する情報など、必要な情報を提供します。

  12. 不動産業務

  13. (1)個人情報の利用目的

    当社は、不動産の売買・賃貸、信託受益権の販売、それらの代理・仲介、および管理等の業務を行っており、当該業務を遂行する際に取得した個人情報を、これらに付帯・関連するサービスの提供等、および雇用管理 を含めた当社のすべての業務に必要な範囲内で以下の目的に利用します。

    1. 不動産仲介業務、信託受益権の販売・仲介、不動産売買・賃貸、管理運営業務、これらに付帯関連する事業に関する契約の履行、情報・サービスの提供、ならびに郵便物、電話、電子メール等による営業活動
    2. ビルオーナー、マンション管理組合との間で締結した管理委託契約業務の履行
    3. ビル、マンション、駐車場管理運営における緊急時の連絡、維持保全工事関連業者への提供
    4. 不動産の価格査定
    5. 不動産市場動向調査
    6. 保険関係当社販売商品・各種サービスのご案内
    7. 雇用管理、人事管理のために必要な手続

    当社は、上記の利用目的以外に個人情報を利用することはありません。利用目的の達成に必要な範囲を超えて取り扱う場合には、その内容をご本人に対し書面等により通知し同意のうえ取り扱いいたします。

    (2)第三者(外国にある第三者を含む)への提供について

    1. 提供する個人情報の項目 お名前、ご住所、電話番号、物件情報、成約情報、その他上記「利用目的」に必要な範囲の項目
    2. 売買仲介・賃貸管理等の場合、不動産情報、お名前、ご住所等の所要項目について、書面、郵便物、電話、インターネット、電子メール、広告媒体等により、下記の第三者(外国にある第三者を含む)に提供されます。

    「売買・仲介等の場合の主な提供先」

    1. 契約の相手方となる者、その見込み客
    2. 他の宅地建物取引業者
    3. インターネット広告の掲載業者、不動産事業者団体
    4. 指定流通機構(物件登録、成約通知および同機構のデータを利用しての営業、価格査定等の実施)
    5. 登記等に関する司法書士、土地家屋調査士
    6. 融資等に関する金融機関
    7. 不動産管理等に関する管理会社
    8. 信用情報機関、不動産調査機関等

    「ビル・マンション管理等の場合の主な提供先」

    1. 定期清掃業務会社
    2. エレベータ・オートドア保守点検業務会社
    3. 駐車場施設保守点検業務会社
    4. 建物・電気・ガス・電話・水道等 諸設備の維持保全工事業者
    5. 他の賃貸仲介会社、不動産管理会社
    6. 契約の相手となる者、その見込み客
    7. インターネット広告の掲載業者、不動産事業団体
    8. 指定流通機構
    9. 登記等に関する司法書士、土地家屋調査士
    10. 家賃保証会社

    第三者(外国にある第三者を含む)への提供は、ご本人様からの申し出がありましたら停止いたしますが、その場合は契約の履行に支障が生じたり、情報サービス等の提供が一部限定される場合があります。

    外国にある第三者へ提供する場合は、あらかじめ、法令等の定めによって、当該外国及び提供先の個人情報保護に関する情報など、必要な情報を提供します。

当社お問い合わせ窓口

北海道建物株式会社 個人情報統括管理責任者 コンプライアンス統括室長

札幌市中央区南3条西6丁目3番地2 南3条グランドビル4F

011‐281‐0123

受付時間:月曜日~金曜日 9:00~17:00 ただし、年末年始(12月29日~1月3日)・土日祝祭日を除きます。

認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先

認定個人情報保護団体の名称

 一般財団法人日本情報経済社会推進協会

苦情の解決の申出先

 個人情報保護苦情相談室

住所

 〒106-0032 東京都港区六本木1丁目9番9号 六本木ファーストビル内

電話番号

 03-5860-7565 / 0120-700-779